韩城市司法局新城司法所, 为了能在更大程度上夯实社区矫正工作的基础, 还要提升档案管理步入规范化的程度, 于是聚焦在了档案质量的核心要点上, 并且以“强规范、抓督查、促提升”为主要的工作线路, 借助三种重要举措, 促使社区矫正档案管理提高质量增加效率, 进而为精准化矫正以及法治化执法提供稳固的保障。
一、建强标准体系社区矫正每月思想汇报起步网校，夯实档案管理“基本面”
新城司法所把标准化建设当作档案提升的“先手棋”, 从源头筑牢规范根基, 因为“没有规矩, 不成方圆”。该所对照《社区矫正法》以及上级最新要求, 结合辖区矫正对象特点, 制定了《社区矫正档案规范化指引》 , 这份指引对入矫登记表、矫正方案、思想汇报、学习记录等18类核心材料明确“三要素”!其中之一是“必填项清单” , 它能杜绝材料缺漏;其二是“规范格式模板” , 它要统一字体、行距、签署要求;其三是“归档时限表” , 它表明材料生成后3个工作日内就得完成归档。与此同时, 推行一种“一人一档、分类标注”的模式, 纸质档案依据“入矫—矫正—解矫”这样的阶段来进行分册装订, 其电子档案会同步录入到系统之中, 且设置了动态更新的提醒, 以此来确保达到“纸电一致、全程可溯”的效果。
二、紧盯督查整改社区矫正每月思想汇报，拧紧责任落实“压力阀”
以之为重要抓手通过上级督查, 新城司法所把外部监督给转化成内生动力, 构建起“全流程闭环”这类整改机制。针对上级督查反馈出来的档案问题, 在第一时间成立整改专班, 对照清单逐个去分析原因, 制定含有“整改措施+责任到人+完成时限”这三要素的台账。比如说, 以针对督查里发现的“个别人员教育时间不符”这个问题, 马上组织专题培训, 要求记录得体现“矫正对象思想动态、存在问题、帮扶措施”这三方面的核心内容, 并且还需要由所长逐份去审核把关。与此同时, 构建“周自查、月互查、季总结”的制度, 依照模拟的上级督查标准来开展内部排查工作, 针对那些反复出现的诸如“填写不规范、更新不及时”这类问题, 将其纳入个人绩效考核范畴。进而促使形成“督查—整改—巩固—提升”这样的良性循环状态, 用以保障问题不会出现反弹情况, 且管理也不会出现松懈状况。
三、聚焦能力提升，激活队伍建设“动力源”
档案管理水平要提升, 关键之处在于人。新城司法所将强化队伍业务能力当作长效之策, 从多维度去提升工作人员专业素养。一方面, 开展“档案规范实操课堂”, 选取出上级通报的典型案例、本所整改的真实档案作为教材, 借助“现场找茬、分组讨论、示范讲解”形式, 使得工作人员能直观掌握规范要点。另一方面, 推行“老带新”结对机制, 由经验丰富的矫正专干手把手去传授材料整理、系统录入、细节把控等技巧, 助力新人快速上手。除此之外, 定时组织“档案能手”评比活动, 针对规范程度高、完整性能好的档案予以展示并供大家学习, 以此激发全体人员的争先意识, 从而形成“比学赶超”这种浓厚的氛围, 为档案管理不断提升提供人才方面的保障。
紧接着, 新城司法所会借此次档案改善工作这个机缘, 持续稳固所获成效、使流程更优, 令每一份档案皆变成社区矫正工作的“生动诠释”, 为维持辖区的平安安定、推动法治新城的构建奉献更为强大的力量。